Casi todos los dueños que se quedan sin plata para pagar no se enteran con anticipación: se enteran el día que hay que pagar los sueldos. El flujo de caja es la herramienta que corre ese aviso dos o tres meses para atrás, cuando todavía se puede hacer algo.
Qué es el flujo de caja
El flujo de caja es el registro de la plata que entra y sale del negocio, ordenada por la fecha en que se cobra y se paga de verdad. No le importa cuándo hiciste la venta ni cuándo emitiste la factura: le importa cuándo el dinero toca la caja o la cuenta.
Esa diferencia es todo. Si vendiste $500.000 con tarjeta de crédito el 3 de marzo, la venta es de marzo, pero la plata puede acreditarse recién a fin de mes. En el estado de resultados figura en marzo; en el flujo de caja, el día que se acredita.
En Argentina se le dice indistintamente flujo de caja, flujo de fondos o cash flow. Es lo mismo.
La fórmula del flujo de caja
Flujo del período = cobros − pagos
Saldo final = saldo inicial + cobros − pagos
- Saldo inicial: la plata con la que arrancás el mes, entre caja y bancos.
- Cobros: ventas en efectivo y débito, acreditaciones de tarjetas y billeteras, cobros a clientes de cuenta corriente, aportes del dueño, préstamos que entran. Con IVA incluido, porque es la plata que entra de verdad.
- Pagos: proveedores, sueldos y cargas, alquiler, servicios, impuestos, cuotas de préstamos, retiros del dueño. También con IVA.
- Saldo final: con lo que arrancás el mes siguiente. Si da negativo, ahí hay descubierto, cheque rechazado o proveedor sin pagar.
Flujo de caja y ganancia no son lo mismo
Son dos preguntas distintas y las dos hacen falta:
| Estado de resultados | Flujo de caja | |
|---|---|---|
| Qué responde | ¿El negocio gana? | ¿Tengo la plata el día que hay que pagar? |
| Cuándo anota una venta | El día que se hace | El día que se cobra |
| IVA | Sin IVA | Con IVA |
| Compra de un horno | Se reparte en años (amortización) | Sale entero el día que se paga |
| Retiro del dueño | No es un gasto | Es plata que sale |
Por eso un negocio puede dar ganancia y quedarse sin caja: cobra a 20 días, paga sueldos el 4 y los proveedores no esperan. Y al revés, puede tener la cuenta llena y estar perdiendo plata, porque esa caja es de proveedores a los que todavía no les pagó. Para la primera pregunta está el estado de resultados; para saber cuánta plata necesita el negocio para funcionar, el capital de trabajo.
Ejemplo: el flujo de caja de un restaurante, mes a mes
Un restaurante arranca marzo con $1.500.000 entre caja y banco:
| Marzo | Abril | Mayo | |
|---|---|---|---|
| Saldo inicial | $1.500.000 | $1.950.000 | $100.000 |
| Ventas en efectivo y débito | $9.200.000 | $8.100.000 | $8.400.000 |
| Acreditación de tarjetas de crédito | $4.300.000 | $4.000.000 | $3.900.000 |
| Total cobros | $13.500.000 | $12.100.000 | $12.300.000 |
| Proveedores de mercadería | $5.100.000 | $5.400.000 | $5.200.000 |
| Sueldos y cargas sociales | $4.200.000 | $4.600.000 | $4.700.000 |
| Alquiler | $1.400.000 | $1.500.000 | $1.500.000 |
| Servicios | $700.000 | $900.000 | $950.000 |
| Impuestos | $1.200.000 | $1.100.000 | $1.150.000 |
| Cuota del préstamo | $450.000 | $450.000 | $450.000 |
| Total pagos | $13.050.000 | $13.950.000 | $13.950.000 |
| Flujo del mes | $450.000 | −$1.850.000 | −$1.650.000 |
| Saldo final | $1.950.000 | $100.000 | −$1.550.000 |
Números de ejemplo, para mostrar el método.
Marzo cierra bien. Abril ya da negativo, pero el saldo todavía alcanza y en la cuenta no se nota nada raro. Mayo termina en −$1.550.000: descubierto, o un proveedor que no cobra. Y junio viene con aguinaldo.
Lo importante es cuándo se podía ver. Si este cuadro estaba proyectado en marzo, el dueño tuvo dos meses para mover algo: adelantar la acreditación de tarjetas, negociar el plazo con el proveedor grande, corregir precios, pisar un retiro. Si el cuadro se arma en junio, ya no es una herramienta: es la autopsia.
El flujo de caja proyectado es el que sirve
Un flujo de caja histórico dice lo que ya pasó. El que cambia decisiones es el proyectado: las mismas filas, pero con lo que esperás cobrar y pagar en los próximos tres meses.
Para armarlo no hace falta adivinar. Lo que viene ya está casi todo escrito: el alquiler, los sueldos, las cuotas, los impuestos, lo que le debés a cada proveedor y cuándo vence. Lo único que se estima son las ventas, y para eso alcanza con el promedio de los últimos tres meses ajustado por temporada. Estimá las ventas para abajo y los gastos para arriba: si igual da bien, estás tranquilo de verdad.
Y no te olvides de lo que no pasa todos los meses: aguinaldo en junio y diciembre, vacaciones, impuestos anuales, aumentos de alquiler, la paritaria. Son los que rompen el flujo de quien solo mira el mes que viene.
Qué es el flujo de caja libre
Flujo de caja libre = flujo de la operación − inversiones del período
El flujo de la operación es el del cuadro de arriba: lo que deja el negocio funcionando. Las inversiones son las compras que duran años: un horno, una reforma, un vehículo, el equipamiento de un local nuevo.
El flujo de caja libre es lo que queda después de las dos cosas, y es la plata que realmente podés retirar, guardar o usar para bajar deuda sin desfinanciar el negocio. Si un trimestre la operación dejó $3.000.000 y compraste una cámara de $2.000.000, tu flujo libre es $1.000.000: eso es lo que hay, no los $3.000.000.
Cómo hacer un flujo de caja en Excel
Una fila por concepto, una columna por mes. La única fórmula que importa es la que encadena los meses:
| Celda | Qué va | Fórmula |
|---|---|---|
| B2 | Saldo inicial del primer mes | — |
| B3:B4 | Cobros (efectivo y débito, tarjetas) | — |
| B5 | Total cobros | =SUMA(B3:B4) |
| B6:B11 | Pagos (proveedores, sueldos, alquiler, servicios, impuestos, préstamo) | — |
| B12 | Total pagos | =SUMA(B6:B11) |
| B13 | Flujo del mes | =B5-B12 |
| B14 | Saldo final | =B2+B13 |
| C2 | Saldo inicial del mes siguiente | =B14 |
Con =B14 en C2, los meses quedan encadenados: copiás la columna B hacia la derecha y ya tenés el año. Dos agregados que valen la pena:
- Formato condicional en la fila del saldo final, en rojo cuando es menor a cero. Es lo primero que vas a mirar cada semana.
- Una fila de saldo mínimo: el colchón que querés no bajar nunca, por ejemplo dos semanas de gastos fijos. La alarma no es llegar a cero, es perforar ese piso.
Si la caja está ajustada, cambiá las columnas de meses por semanas y proyectá 13 semanas. Un mes puede cerrar en positivo y aun así tener una semana en rojo, que es exactamente la semana en la que rebota un cheque.
Cómo usarlo en tu negocio
El flujo de caja no se hace para archivarlo. Se hace para contestar estas preguntas antes de que sea tarde:
- ¿Puedo comprar esto ahora? Mirá el saldo proyectado de los próximos tres meses, no el de hoy.
- ¿Cuánto puedo retirar este mes? Hasta donde el saldo proyectado no perfore el mínimo. Lo demás no es tuyo todavía.
- ¿Cuándo voy a necesitar plata, y cuánta? Con eso negociás un descubierto o un adelanto de tarjetas con tiempo, que sale mucho más barato que hacerlo el día del apuro.
- ¿Me conviene ese plan de 12 cuotas sin interés? Mirá en qué mes entra cada cuota. Con inflación, cobrar tarde es cobrar menos.
- ¿El bache es de caja o de rentabilidad? Si el flujo da mal pero el resultado da bien, es un problema de plazos. Si los dos dan mal, el problema son los precios o los costos: ahí van el punto de equilibrio y los precios, no un préstamo.
Esa última distinción es la más cara de aprender: un préstamo tapa un problema de plazos, pero a un problema de rentabilidad lo agranda.
Errores comunes
- Anotar la venta el día que se hace y no el día que se cobra. Es el error que hace que el flujo no cierre nunca.
- Olvidar el IVA. En el flujo va todo con IVA, porque es la plata que se mueve, y el saldo de IVA a pagar es una salida más.
- No cargar lo que no es mensual: aguinaldo, vacaciones, impuestos anuales, aumentos de alquiler.
- No anotar los retiros del dueño. Si la plata sale, va en el flujo, aunque no sea un gasto del negocio.
- Proyectar con las ventas que te gustaría tener. Un flujo optimista no te avisa de nada.
- Mirarlo solo cuando hay problemas. Una vez por semana, diez minutos, y no hay sorpresas.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el flujo de caja?
Es el registro de la plata que entra y sale del negocio, ordenada por la fecha en que se cobra y se paga de verdad. No mira cuándo se hizo la venta, sino cuándo entró el dinero a la caja o a la cuenta.
¿Cuál es la fórmula del flujo de caja?
Flujo del período = cobros − pagos. Y el saldo final = saldo inicial + cobros − pagos. Con $1.950.000 de saldo inicial, $12.100.000 de cobros y $13.950.000 de pagos, el flujo del mes es −$1.850.000 y el saldo final queda en $100.000.
¿Cuál es la diferencia entre el flujo de caja y la ganancia?
La ganancia sale del estado de resultados y dice si el negocio gana. El flujo de caja dice si tenés la plata el día que hay que pagar. Un negocio puede dar ganancia y quedarse sin caja, porque cobra a 20 días y paga sueldos el 4.
¿Qué es el flujo de caja libre?
Es lo que queda del flujo de la operación después de pagar las inversiones del período: equipamiento, obra, un vehículo. Es la plata que realmente podés retirar, guardar o usar para bajar deuda sin desfinanciar el negocio.
¿Flujo de caja y flujo de fondos son lo mismo?
En el uso corriente en Argentina, sí: flujo de caja, flujo de fondos y cash flow nombran lo mismo. En finanzas de inversión, flujo de fondos a veces se usa para el análisis de un proyecto puntual, pero para un negocio en marcha se usan como sinónimos.
¿Cada cuánto conviene hacer el flujo de caja?
El seguimiento, una vez por semana. La proyección, mensual y con tres meses por delante. En un negocio con la caja ajustada conviene además una vista semana a semana de las próximas 13 semanas, que es donde aparecen los baches antes de que lleguen.