Esta planilla de Excel te dice cuánto te cuesta hacer cada producto y cuánto te deja. Cargás el precio de cada insumo una vez y el costo de todas las recetas se calcula solo. Es gratis: acá te mostramos cómo usarla con un ejemplo.
Qué es una planilla de costos
Es un Excel donde anotás lo que pagás por cada insumo y lo que lleva cada receta. Con eso te dice cuánto te cuesta cada plato, cuánto te deja y cuánta plata se va en desperdicio.
Sirve para restaurantes, bares, cafeterías, panaderías y para quien elabora lo que vende. Si comprás y revendés sin elaborar, te conviene la guía de margen de ganancia.
La nuestra se llama Calculadora de costos y márgenes y tiene seis hojas:
- Instrucciones: qué completar en cada hoja.
- Insumos: casi 300 insumos ya escritos. Vos ponés el costo del bulto (la bolsa, la caja o el paquete, como viene en la factura) y cuánto trae.
- Recetas: hasta 20. Cada una es una ficha de costo (la receta con lo que cuesta cada ingrediente) y termina en el costo por porción (lo que cuestan los ingredientes de un plato servido).
- Márgenes por producto: todas las recetas juntas, con lo que te deja cada una.
- Mermas por producto: la merma (lo que se pierde al limpiar, pelar o cocinar) de cada insumo, ya cargada.
- Control de desperdicio: lo que se tira, en pesos y por motivo.
Ejemplo: una milanesa con puré en la planilla
1. Cargá los insumos
En la hoja Insumos ponés el costo del bulto y cuánto trae. La planilla saca sola el costo por gramo, mililitro o unidad:
| Insumo | Trae | Costo del bulto | Costo por unidad |
|---|---|---|---|
| Vacuno (nalga) | 1.000 g | $12.000 | $12 por g |
| Papa | 1.000 g | $1.200 | $1,20 por g |
| Pan rallado | 1.000 g | $3.000 | $3 por g |
| Huevos | 30 unidades | $7.500 | $250 c/u |
| Manteca | 1.000 g | $10.000 | $10 por g |
| Aceite para freír | 5.000 ml | $20.000 | $4 por ml |
| Queso rallado | 1.000 g | $19.700 | $19,70 por g |
2. Armá la receta
En la hoja Recetas elegís cada insumo de la lista y escribís el peso neto (lo que lleva el plato, ya limpio). La planilla le suma la merma y te da el peso bruto (lo que tenés que comprar) y el costo:
| Insumo | Peso neto | Merma | Peso bruto | Costo |
|---|---|---|---|---|
| Vacuno (nalga) | 200 g | 20 % | 250 g | $3.000 |
| Papa | 250 g | 15 % | 294 g | $353 |
| Pan rallado | 40 g | 0 % | 40 g | $120 |
| Huevos | ½ unidad | — | ½ unidad | $125 |
| Manteca | 15 g | 0 % | 15 g | $150 |
| Aceite para freír | 50 ml | 0 % | 50 ml | $200 |
| Queso rallado | 10 g | 0 % | 10 g | $197 |
| Costo por porción | $4.145 |
Precios de ejemplo: usá los de tus facturas. Las mermas son las que pesamos en esta cocina; la planilla trae otras de referencia.
Mirá la nalga: para servir 200 g limpios comprás 250 g, porque el 20 % se va al limpiarla. Te queda un rendimiento (la parte que sí usás) del 80 %. La planilla hace esta cuenta sola:
Esos 250 g a $12 son $3.000: la carne sola es el 72 % del plato.
Pesá tu merma, no uses la de referencia. La planilla trae 16 % para la nalga. Con ese número el plato daría $4.002: $143 menos de lo que te cuesta de verdad. Pesá tus 3 o 4 insumos más caros antes y después de limpiarlos, y corregí la merma en la hoja Mermas.
3. Mirá el margen
En la hoja Márgenes ves cuánto te deja cada plato. La milanesa está en la carta a $16.800. Si sos responsable inscripto, la planilla le saca el IVA, porque esa parte no es tuya:
| Precio de carta | Precio sin IVA | Costo | Ganancia por unidad | Ventas/costos |
|---|---|---|---|---|
| $16.800 | $13.884 | $4.145 | $9.739 | 3,3 |
Ventas/costos 3,3 quiere decir que la vendés a 3,3 veces lo que te cuesta. O sea, los ingredientes son el 29,9 % del precio sin IVA. Eso es el food cost (la parte del precio que se va en ingredientes).
Esos $9.739 no quedan en tu bolsillo: con esa plata todavía pagás sueldos, alquiler y los demás gastos.
Qué hacer: lo sano es un food cost de 25 % a 35 %. Si un plato se vende a menos de 2,86 veces su costo, se pasa del 35 %. Revisale el precio, la porción o el proveedor.
Si querés ver el cálculo a mano, está en la guía de cómo calcular el costo de un plato.
Cómo usar la planilla de costos en Excel
- Elegí si sos responsable inscripto o monotributista en la hoja Márgenes (celda L2).
- Completá solo los insumos que usás. Lo que trae el bulto va en gramos (una bolsa de harina de 25 kg son 25.000 g), mililitros o unidades.
- Cargá tus recetas, empezando por los 5 productos que más vendés. Si una celda de costo se pone roja, a ese insumo le falta el precio.
- Corregí la merma de tus 3 o 4 insumos más caros con lo que pesás vos.
- Anotá lo que se tira cada día en Control de desperdicio: insumo, cantidad y motivo. La planilla lo pasa a pesos.
Cómo usarla en tu negocio
- Cuando un proveedor aumenta, cambiá el precio en Insumos. Todas las recetas se recalculan y en Márgenes ves qué productos quedaron baratos.
- Revisá primero lo que más vendés si se vende a pocas veces su costo: pesa más que algo caro que sale poco. Para ponerle precio, seguí la guía de precio de venta de un plato.
- Una vez por mes, mirá el desperdicio por motivo. Si lo que más plata suma es "no se vendió", estás comprando o produciendo de más.
Errores comunes
- Poner el precio por kilo de algo que comprás por bulto: cargá el bulto como figura en la factura.
- Mezclar precios con IVA y sin IVA: cargalos todos igual.
- Escribir el insumo a mano en la receta: elegilo de la lista. Si el nombre no coincide, la planilla lo cuenta como $0.
- No actualizar precios: con precios de hace tres meses, el costo que ves ya no es real.
- Olvidar lo que acompaña: guarnición, salsa, pan, envase del delivery. Todo lo que sale con el producto va en la receta.
Preguntas frecuentes
¿La planilla de costos es gratis?
Sí. Dejás tu WhatsApp y se descarga al instante. No pagás nada ni instalás ningún programa: es un archivo de Excel.
¿Cargo los precios de los insumos con o sin IVA?
Si sos responsable inscripto, sin IVA. Si sos monotributista, con IVA: el total que pagaste. En la hoja Márgenes elegís cuál sos y la planilla hace el resto.
¿Qué hago si la merma de mi insumo es distinta a la de la planilla?
Cambiala en la hoja "Mermas por producto". Las que trae son de referencia. Pesá el insumo como llega y después de limpiarlo: la diferencia es tu merma.
¿Puedo agregar insumos que no están en la lista?
Sí. Agregalos al final de la hoja Insumos, sin cambiar el orden de los que ya están. Si no cargás su merma, la planilla la toma como 0 %.
¿Sirve para bebidas, cafetería o pastelería?
Sí. Cada insumo se carga en gramos, mililitros o unidades, así que sirve para un café, un trago o una torta.
¿Una planilla de costos reemplaza a un sistema de gestión?
No, hacen cosas distintas. El sistema anota ventas y stock. La planilla te dice cuánto cuesta cada producto y cuánto te deja, que es lo que necesitás para poner precios.